Seguridad y cumplimiento de las instalaciones

Creación, administración y monitoreo de instalaciones desde arriba hacia abajo

Nuestro módulo de software de cumplimiento y seguridad de las instalaciones está diseñado para ser la base de la recopilación, el control y la generación de informes de información. A través de este módulo, las instalaciones pueden identificar información crítica sobre sus operaciones, se pueden configurar jerarquías de arriba hacia abajo para identificar distintos edificios, salas individuales, laboratorios, estaciones de trabajo y más en subniveles como gabinetes de almacenamiento y ubicaciones de uso especial.

Conectado en tiempo real con Google Maps, el Módulo de instalaciones puede identificar ubicaciones de edificios en un mapa y enumerar contenedores de productos químicos, hojas de datos de seguridad, contenedores de desechos y materiales radiactivos para respuesta de emergencia, capacitación e inspección y monitoreo de los peligros en la instalación.

Este módulo puede automatizar una variedad de tareas que simplifican el procesamiento y la generación de informes de la información. Los límites de almacenamiento y riesgo se pueden establecer para ubicaciones específicas y las notificaciones se pueden enviar automáticamente al personal adecuado.

Seguimiento de permisos
El módulo de seguimiento de permisos de EMS ayuda al personal a registrar los permisos de operación para su sitio, incluidas las fechas, la información de la agencia reguladora asociada, los costos y otros detalles. Los datos de origen y de muestra se pueden registrar y convertir en informes que compararán los parámetros del permiso con los datos de campo. Los documentos se pueden escanear fácilmente en este módulo y adjuntar para permitir registros para una biblioteca perfecta. Este módulo, junto con la herramienta de administración de tareas de EMS, se puede automatizar para enviar recordatorios por correo electrónico de eventos como fechas de renovación, notificaciones de pago y posibles infracciones.

Higiene industrial
La herramienta de higiene industrial EMS permite al personal definir datos de control de higiene industrial para productos químicos, personas y ubicaciones específicas. Esto incluye la definición de los tipos y métodos de prueba requeridos, el establecimiento de objetivos y el registro de los resultados de las pruebas que luego se pueden informar. Junto con el módulo de gestión de tareas, los datos de higiene industrial se pueden automatizar para que se envíen recordatorios por correo electrónico para los próximos requisitos de prueba, información relacionada con riesgos potenciales.

Gestión de órdenes de trabajo del proyecto
El módulo de órdenes de trabajo de EMS permite que el personal de operaciones de las instalaciones cree órdenes de trabajo y asigne cronogramas, personal, equipos y costos a los proyectos. Aquí puede adjuntar documentos, fotos, videos y otros datos útiles a ubicaciones específicas.

Configuración y administración del sistema
Como sistema de nivel empresarial, EMS tiene herramientas integradas que permiten a los administradores crear y administrar configuraciones específicas del sitio de la aplicación. Esto incluye la creación de configuraciones automatizadas del sistema, la asignación de derechos de acceso/operación de grupos y usuarios, la creación de campos definidos por el usuario (UDF) según sea necesario y el soporte de funciones personalizadas específicas del usuario y del grupo.

Auditorías e inspecciones
El Módulo de Auditoría e Inspecciones de EMS mantiene un inventario de todos los equipos de seguridad en una ubicación, aunque esta tarea parece bastante simple, su utilidad es inmensa y la tecnología es impresionante. Chemical Safety ha implementado EMS móvil para permitir actualizaciones de inventario de equipos de seguridad en tiempo real.

Con el asistente de inspección móvil de este módulo, los requisitos de inspección se cumplen y monitorean fácilmente. Los cuestionarios de inspección se pueden personalizar para adaptarse a su inspección, los usuarios pueden ingresar respuestas durante la inspección, así como fotografiar y documentar los componentes de la instalación que necesitan atención.

El AIPG (Generador Automático de Procedimientos), una utilidad complementaria, se basa en XML y genera una descripción XML de los procedimientos elegidos por el usuario. Una vez solicitado, el conjunto completo de descripciones se carga en su dispositivo móvil, donde puede imprimir etiquetas, personalizar informes y configurar notificaciones por correo electrónico. Con base en una «Lista de tareas pendientes» preestablecida, el personal apropiado y sus supervisores reciben un correo electrónico.

Aplicación para iPad de Auditoría e Inspección
EMS.Audit es una aplicación para iPad que se conecta a su instalación de EMS y le permite realizar auditorías basadas en listas de verificación definidas por el usuario y cargar sus respuestas en su servidor de EMS.

Una de las funciones más efectivas de esta herramienta es que se puede configurar con el sistema de gestión de tareas EMS e iniciar pasos de investigación y acción correctiva automatizados notificando al personal apropiado en función de las respuestas de la auditoría o inspección. Con EMS.Audit también puede ver las auditorías programadas por edificio en un mapa y revisar las respuestas y acciones anteriores.

Gestión de proyectos y tareas
El sistema de administración de tareas de EMS le permite crear y administrar proyectos que incluyen costos, personal, departamento y fechas de vencimiento. Así como cada tarea necesaria para completar cualquier proyecto. El sistema de administración de tareas también ayuda a monitorear los datos en busca de condiciones que podrían indicar un problema o requerir atención. Por ejemplo, el EMS se puede configurar para que le avise cuando los contenedores de residuos se acerquen a su límite, se hayan realizado compras no autorizadas o se cumplan los plazos reglamentarios.

Sistema integrado de informes ad hoc
El sistema de informes ad-hoc de EMS proporciona informes personalizados bajo demanda. Proporciona informes integrados de autoservicio que los clientes pueden personalizar sin un amplio conocimiento de la base de datos. Desde informes simples a complejos, la interfaz es fácil de aprender y usar. Si bien los informes tienen una excelente funcionalidad lista para usar, también se pueden editar fácilmente según las necesidades de los usuarios.

Un estudio de caso de auditorías e inspecciones

El reto
Una empresa de fabricación líder en una industria pesada requería inspecciones dos veces al día de sus plantas de producción para la recolección adecuada de desechos y también para resultados de monitoreo de emisiones al aire, para garantizar que la instalación operara dentro de los límites permitidos.

El proceso hasta la fecha se había realizado de forma manual, con formularios en papel y retrasos en la programación, así como seguimiento y acciones correctivas que no cumplían con los estándares corporativos.

La solución
Chemical Safety Software recibió la tarea de implementar una solución de software que automatizara el proceso de auditoría, inspección, monitoreo y acción correctiva para esta gran operación de fabricación.

La solución proporcionada por Chemical Safety fue la implementación de procesos centrados en nuestro completo software de gestión de productos químicos, Environmental Management Systems (EMS).

Chemical Safety configuró EMS en un servidor en la nube, creó cuestionarios de auditoría e inspección personalizados que se publicaron en iPads y personalizó los formularios de entrada para incluir el escaneo de tambores, ubicaciones en el piso de producción y pilas para identificar los diferentes equipos y procesos que se inspeccionan. Se crearon procesos de tareas automatizados para recordar a los operadores que realicen las auditorías de manera oportuna, y se notificó a los supervisores cuando se produjeron retrasos. Las respuestas a las auditorías se cargaron y registraron automáticamente en EMS, y cada vez que se ingresaba una respuesta adversa, se enviaba una alerta al personal correspondiente para que tomara medidas correctivas.