Encontrar um software de sistemas de gerenciamento de Saúde e Segurança Ambiental (EHS) econômico para atender às necessidades de sua empresa não é a coisa mais fácil do mundo. Cada organização é diferente de alguma forma e, invariavelmente, precisa de pelo menos alguma personalização para usar corretamente o software EHS certo. Personalizar esse software para atender a requisitos específicos pode às vezes ser mais complicado do que o esperado.
Este artigo tem como objetivo fornecer algumas dicas úteis sobre como escolher o software EHS certo para sua empresa.
A importância de um bom programa de software
Em primeiro lugar, é importante compreender o valor que você está obtendo ao adquirir um software de baixo custo. Nestes dias em que a tecnologia é imperiosa, deve ser do conhecimento geral que a eficiência que pode ser alcançada por ferramentas de software é muito maior do que caneta e papel ou uma planilha do Excel. Infelizmente, enquanto as empresas dependem de seus funcionários para realizar o trabalho, elas estão se atrasando imensamente se uma boa tecnologia não for utilizada. Um bom programa de software EHS baseado em nuvem pode dar às empresas as ferramentas para levar sua eficiência de produção para o próximo nível. Conforme a tecnologia evolui, a tecnologia que você usa também deve evoluir. É por isso que os sistemas baseados em nuvem fazem tanto sentido; eles são constantemente revisados e atualizados por seus criadores e não se tornam dinossauros operacionais. Implementar o software certo ajudará sua organização a melhorar a precisão e maximizar a eficiência para melhorar seu trabalho e a organização como um todo.
Escolhendo o software certo
Antes de adquirir qualquer tipo de software, é fundamental testar o produto e verificar se ele atende às necessidades e expectativas de sua empresa.
Para entender se o programa que você está procurando atende às suas necessidades de negócios, primeiro você precisa experimentá-lo, certo? Faça o teste gratuito, converse com representantes, insira dados reais dos arquivos de sua empresa e gire todas as rodas.Os programas EHS baseados em assinatura, onde você paga conforme usa, fazem muito sentido e reduzem o risco consideravelmente. Embora esse estágio possa ser demorado e tedioso, é extremamente importante. Um erro comum que as grandes empresas cometem é manter o mesmo programa que vêm usando há anos, em vez de testar continuamente e procurar programas aprimorados para atender às suas necessidades em constante mudança como empresa.
O teste de software EHS envolve usuários reais testando o sistema também. Não adianta apenas ter os CEOs ou outros tomadores de decisão comprando um programa caro por causa do nome ou reputação que ele tem. Certifique-se de que as pessoas que realmente usarão o software acessem e usem o programa e relatem se ele é fácil, eficiente de usar e atende às necessidades da organização. Embora estejamos falando sobre colaboração por meio da tecnologia, a comunicação humana é sem dúvida essencial para um bom ambiente de trabalho, e os membros ou uma organização devem ter algum acordo sobre o software que estão compartilhando.
Outra consideração ao escolher o software certo é que você pode ter que mudar os hábitos existentes no local de trabalho. É inteligente escolher um software que foi escolhido pelos líderes do setor e adaptar os processos de trabalho de acordo. Nem todo software pode se adequar exatamente ao programa que sua empresa já possui. É importante estar aberto a mudanças de marcha de vez em quando para se adaptar a algo que provavelmente aumentará a produção no futuro. A mudança é difícil e muitas vezes não é adotada prontamente, mas a mudança é a única constante em nosso mundo.
Em conclusão
A aquisição de um novo software EHS é uma proposta desafiadora. Exige que sua organização apresente algo desconhecido para seus funcionários e que eles reaprendam como fazer seu trabalho diário de forma diferente da maneira como estão acostumados.
Isso é algo que leva tempo e paciência para abraçar. Mas vale a pena! A seleção de um bom programa de software de EHS sem dúvida ajudará sua organização a decolar; com segurança, eficiência e economia … você só tem que acreditar nisso
Sobre a autora: Mary Diamantidis é analista de pesquisa da Chemical Safety Software (www.chemicalsafety.com). Ela se formou na Magna Cum Laude com bacharelado em comunicações pelo American College of Greece em Atenas em 2015. Ela pode ser contatada em maryd@chemicalsafety.com