Encontrar un software de sistemas de gestión de salud y seguridad ambiental (EHS) rentable que se adapte a las necesidades de su empresa no es la cosa más fácil del mundo. Cada organización es diferente de alguna manera e invariablemente necesita al menos alguna personalización para usar correctamente el software EHS correcto. Personalizar dicho software para que se ajuste a requisitos específicos a veces puede ser más complicado de lo esperado.
Este artículo tiene como objetivo brindarle algunos consejos útiles sobre cómo elegir el software EHS adecuado para su empresa.
La importancia de un buen programa de software
En primer lugar, es importante comprender el valor que obtiene al comprar software rentable. En estos días donde la tecnología gobierna, debería ser de conocimiento común que las eficiencias que se pueden lograr con las herramientas de software son mucho mayores que las de lápiz y papel o una hoja de cálculo de Excel. Desafortunadamente, si bien las empresas dependen de sus empleados para realizar el trabajo, se están retrasando enormemente si no se utiliza una buena tecnología. Un buen programa desoftware EHS basado en la nube puede brindar a las empresas las herramientas para llevar su eficiencia de producción al siguiente nivel. A medida que la tecnología evoluciona, también debe hacerlo la tecnología que utiliza. Por eso los sistemas basados en la nube tienen tanto sentido; sus creadores los revisan y actualizan constantemente y no se convierten en dinosaurios operativos. La implementación del software adecuado ayudará a su organización a mejorar la precisión y maximizar la eficiencia para mejorar su trabajo y organización en general.
Elegir el software adecuado
Antes de adquirir cualquier tipo de software, es fundamental probar el producto y ver si se ajusta a las necesidades y expectativas de su empresa.
Para comprender si el programa que está viendo se adapta a las necesidades de su negocio, primero debe probarlo, ¿verdad? Haga la prueba gratuita, hable con representantes, ingrese datos reales de los archivos de su empresa y haga girar todas las ruedas. Los programas de EHS basados en suscripción, en los que paga sobre la marcha, tienen mucho sentido y reducen considerablemente el riesgo. Aunque esta etapa puede llevar mucho tiempo y ser tediosa, es extremadamente importante. Un error común que cometen las grandes empresas es que se apegan al mismo programa que han estado usando durante años, en lugar de probar y buscar continuamente programas mejorados que se adapten a sus necesidades cambiantes como empresa.
La prueba del software EHS implica que los usuarios reales también prueben el sistema. No tiene sentido que los directores ejecutivos u otros responsables de la toma de decisiones compren un programa caro por el nombre o la reputación que tiene. Asegúrese de que las personas que realmente usarán el software accedan y utilicen el programa e informen si es fácil, eficiente de usar y satisface las necesidades de la organización. Aunque aquí estamos hablando de colaborar a través de la tecnología, la comunicación humana es sin duda esencial para un buen ambiente de trabajo, y los miembros o una organización deben tener algún acuerdo sobre el software que comparten.
Otra consideración al elegir el software adecuado es que es posible que deba cambiar los hábitos existentes en el lugar de trabajo. Es inteligente elegir un software que haya sido elegido por los líderes de la industria y adaptar los procesos de trabajo en consecuencia. No todos los software pueden ajustarse al programa exacto que ya tiene su empresa. Es importante estar abierto a cambiar de marcha de vez en cuando para adaptarse a algo que probablemente aumente la producción en el futuro. El cambio es difícil y, a menudo, no se adopta fácilmente, pero el cambio es la única constante en nuestro mundo.
En conclusión
Adquirir un nuevo software de EHS es una propuesta desafiante. Requiere que su organización presente algo desconocido a sus empleados y que ellos vuelvan a aprender cómo hacer su trabajo diario de manera diferente a como estaban acostumbrados.
Esto es algo que requiere tiempo y paciencia para aceptar. ¡Pero vale la pena! Sin duda, seleccionar un buen programa de software de EHS ayudará a su organización a dispararse; de forma segura, eficiente y rentable … ¡solo tienes que creer en ello!
Acerca del autor: Mary Diamantidis es analista de investigación en Chemical Safety Software (www.chemicalsafety.com). Se graduó Magna Cum Laude con una licenciatura en comunicaciones del American College of Greece en Atenas en 2015. Puede ser contactada en maryd@chemicalsafety.com