Gestion du reporting réglementaire environnemental

Logiciel de reporting réglementaire environnemental

Rester en conformité avec les dernières exigences réglementaires fédérales, étatiques et locales en matière d’environnement devient de plus en plus complexe à mesure que les gouvernements mettent l’accent sur l’application et la transition vers le dépôt électronique. Plus que jamais, les professionnels EH&S sont confrontés à la charge de travail accrue requise pour se conformer correctement aux réglementations environnementales. Le logiciel EMS (Environmental Management Systems) de Chemical Safety simplifie le processus de conformité en automatisant les rapports réglementaires environnementaux.

Notre logiciel de conformité environnementale basé sur le cloud comprend une bibliothèque de rapports réglementaires préconfigurés, ainsi que la possibilité de créer des rapports personnalisés. Les rapports réglementaires préconfigurés incluent le niveau II fédéral , ainsi que les plans d’affaires pour les matières dangereuses (HMBP) spécifiques à l’État. La suite logicielle EMS EH&S comprend également notre logiciel de rapport CERS qui permet la soumission électronique du rapport CERS de Californie. Plus important encore, le logiciel de conformité environnementale d’EMS est régulièrement mis à jour pour rester à jour avec les dernières spécifications fédérales, étatiques et locales en matière de rapports environnementaux.

Le logiciel de conformité environnementale d’EMS est entièrement intégré au reste de notre suite logicielle de santé et sécurité environnementales . Les données en temps réel sont extraites directement de notre logiciel de suivi des stocks de produits chimiques , de notre logiciel de gestion des déchets dangereux et de notre base de données MSDS .

Bibliothèque de référence des documents réglementaires

La gestion et le stockage des documents réglementaires ne sont pas une tâche facile. Le logiciel de conformité environnementale d’EMS permet aux entreprises de créer une bibliothèque de documents réglementaires, de rapports, de permis et de toute autre documentation pouvant être nécessaire pour un examen futur. Les documents peuvent être datés, catégorisés et indexés avec plusieurs mots-clés. Les emplacements et les individus associés peuvent également être enregistrés et interrogés si nécessaire.

Rapports réglementaires OSHA

Le module de suivi des employés d’EMS permet aux entreprises de suivre facilement et avec précision les incidents et les accidents qui doivent être signalés à l’OSHA. Outre les rapports qui doivent être déposés immédiatement (à la suite d’un événement à signaler), le logiciel de conformité environnementale d’EMS peut également être utilisé pour produire le rapport annuel OSHA 300A .

Système de rapport biennal sur les déchets

Le système de rapport biennal sur les déchets d’EMS est un outil qui permet aux entreprises de créer, de valider et de rapporter facilement des données sur l’utilisation des déchets aux autorités fédérales et étatiques. Le système est conçu pour collecter des données sur les manifestes et les éléments du manifeste, les résumer au besoin à des fins de rapport et créer des rapports papier et électroniques selon les besoins.

Rapport uniforme sur le code de prévention des incendies (UFC)

Notre fonction UFC permet aux utilisateurs de gérer les limites chimiques des matériaux inflammables par emplacement et zone de contrôle.

Le logiciel de conformité environnementale d’EMS est capable de surveiller les niveaux de conformité par les limites du code d’incendie, y compris les allocations de gicleurs et d’armoires d’incendie, ainsi que par certains codes d’incendie et de construction qui sont synchronisés avec notre base de données de référence chimique de plus de 30 000 produits chimiques.

Système de rapport ad hoc intégré

Le système de reporting ad hoc de notre logiciel de conformité environnementale propose des rapports à la demande que les clients peuvent personnaliser sans connaissance approfondie de la base de données. Le module de rapport est livré avec un ensemble complet de rapports préconfigurés qui peuvent être facilement modifiés pour répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs.

Rapports CERS (Californie)

Le logiciel de reporting CERS d’EMS propose un dépôt électronique intégré pour les entreprises californiennes. Le California Assembly Bill 2286 oblige toutes les entreprises réglementées et toutes les agences gouvernementales locales réglementées à utiliser Internet pour déposer des informations unifiées sur les programmes. Notre logiciel de conformité environnementale permet de créer des fichiers de données à partir de votre logiciel de suivi des stocks de produits chimiques et des bases de données de votre logiciel de gestion des déchets dangereux et de les télécharger sur le système en ligne CERS , ce qui rend le processus de gestion des données plus simple, plus précis et facilement vérifiable.

Étude de cas sur les rapports réglementaires EMS

Le défi

Une entreprise de fabrication leader dans l’industrie électronique ne disposait pas des processus en place pour suivre, surveiller, mettre à jour et signaler l’utilisation et l’élimination des produits chimiques dans ses installations. La société était tenue de produire plusieurs rapports réglementaires chaque année, notamment les rapports fédéraux de niveau II et T313, le rapport biennal sur les déchets, le rapport DHS COI et plusieurs rapports étatiques et locaux. En conséquence, les rapports étaient régulièrement soumis en retard et devaient être corrigés et soumis à nouveau lorsque des erreurs ou des omissions étaient identifiées. Cela a entraîné des coûts de main-d’œuvre inutiles ainsi que le non-respect des règles de déclaration réglementaires.

La solution

Chemical Safety Software a été chargé de mettre en œuvre une solution logicielle pour résoudre efficacement ces problèmes en augmentant la précision, en réduisant les erreurs et en fournissant des rapports en temps opportun aux différents organismes de réglementation.
La solution fournie par Chemical Safety était la mise en œuvre de processus centrés sur notre logiciel complet de santé et sécurité environnementale (EHS), les systèmes de gestion environnementale (EMS).
La sécurité chimique a configuré le SME sur un serveur cloud, transféré les données de localisation, de produits chimiques et de déchets à partir de sources de données disparates dans une base de données unique, croisé les produits chimiques avec les fiches de données de sécurité et les informations du SGH et formé le personnel de laboratoire et de recherche sur les moyens de mettre à jour les informations à l’aide smartphones et tablettes rapidement et facilement.
Cela a permis à l’entreprise de maintenir des inventaires chimiques actuels et précis, étiquetés et stockés correctement, en utilisant des étiquettes à code-barres, des smartphones et des tablettes pour mettre à jour facilement les informations et rationaliser le processus d’élimination des déchets dangereux.
Des alertes automatisées ont été mises en place pour mettre à jour, auditer et signaler les modifications des inventaires chimiques. Le système de rapport EMS AdHoc (gestion) a été utilisé pour générer des rapports qui ont été envoyés automatiquement au personnel de gestion pour examiner et valider l’exactitude des données.
La solution a entraîné d’importantes économies sur les coûts de main-d’œuvre ainsi que les éloges des régulateurs.