Para ahorros de costos, cumplimiento normativo y responsabilidad ambiental
Si pregunta a los gerentes de operaciones industriales y de laboratorio sobre sus mayores desafíos, las respuestas que escuchará más a menudo se relacionan con las regulaciones ambientales y la gestión de productos químicos. Y la preocupación también impregna a toda la organización: según Accenture y la Junta de Conferencias, más de un tercio de los 500 principales directores ejecutivos estadounidenses nombraron cuestiones de salud y seguridad ambiental relacionadas con productos químicos entre las mayores preocupaciones en sus negocios e industrias, colocándola entre las cinco primeras en la lista de respuestas. Los problemas de costos, procesos, regulaciones y seguridad convergen en torno a la gestión química, lo que la convierte en una actividad crítica, compleja y engorrosa.
El verdadero costo de un producto químico a medida que completa su ciclo de vida es mucho más que el precio de compra por sí solo. Los costos adicionales incluyen cumplimiento, gestión de inventario, seguridad, instalaciones y eliminación. Los costos de administración pueden variar de $1.00 a $10.00 por cada dólar de productos químicos comprados. Las mejores prácticas que abordan los diversos aspectos de la gestión química pueden reducir significativamente los costos adicionales en el ciclo de vida de un producto químico.
El siguiente gráfico representa un costo promedio del ciclo de vida químico para las operaciones corporativas e industriales.
La salud y la seguridad ambiental a veces se considera «fuera» del proceso de negocio, y se le da menos atención que otras prácticas. Por ejemplo, las empresas a menudo tratan la adquisición de productos químicos o materiales peligrosos de la misma manera que manejan cualquier otra compra, sin tener previsto los requisitos únicos de almacenamiento, informesy eliminación eventuales. Aunque los datos financieros se analizan específicamente y meticulosamente, el impacto de las opciones de gestión química a menudo se descuida. Estas opciones tienen efectos de gran alcance y a veces pueden ser catastróficas para una organización. Ver EH&S como una parte crítica del proceso de negocio e integrarlo con otras actividades puede aumentar la eficiencia de la gestión química y proporcionar una ventaja significativa en términos de ahorro de costos, seguridad, gestión de riesgos y competencia.
La implementación de las mejores prácticas ayuda a esta integración de EH&S con los procesos de la organización, y apoya los objetivos estratégicos o de negocio de ahorrar dinero y hacer crecer el negocio. En el nivel diario, estas operaciones afectan los objetivos tácticos o de gestión de una mayor seguridad y una disminución del riesgo legal y reglamentario. La revisión del impacto, los ahorros de costos y los beneficios se hacen evidentes.
Mejores Prácticas para la Gestión Química
- Comprar sólo los productos químicos y las cantidades requeridas
- Reduzca los inventarios y almacene solo lo que se necesita casi inmediatamente
- Mejorar la entrega inter-instalaciones e instalaciones de productos químicos
- Reducir los costos de infraestructura
- Aumentar el cumplimiento normativo ambiental y disminuir la responsabilidad legal
- Facilitar el intercambio de datos hacia y desde sistemas EHS y sistemas ERP/MRP
- Aumentar la seguridad operativa de los trabajadores y la comunidad
- Optimice el cumplimiento medioambiental y la presentación de informes
- Mejorar una imagen corporativa de responsabilidad y seguridad
- Minimice la eliminación de residuos peligrosos
- Automatice las tareas repetitivas y de bajo valor
- Conservar los recursos humanos para tareas de más valor añadido
Más mejores prácticas…
Capturar los datos disponibles en las coyunturas críticas de la cadena de suministro.
Las empresas deben integrar la Salud y Seguridad Ambiental en su proceso. Los datos se recopilan, generan y modifican en sistemas de compra/ERP o sistemas de proveedores. Estos datos pueden y deben ser capturados y transferidos automáticamente a un EMIS (Sistema de Información de Gestión Ambiental). Puede haber algún esfuerzo necesario para recopilar y administrar los datos apropiados, pero el pago supera con creces este esfuerzo.
Cuando la información de EH&S es administrada por sistemas integrados,subyacentes a los datos y programas de otros departamentos, apoya las mejores prácticas en otros procesos: compra, entrega, recepción, gestión de inventario. La mejora de los datos aumentará la eficiencia del cumplimiento para auditorías, inspecciones, permisos e informes.
Tener los datos fácilmente disponibles hace que las inspecciones y auditorías sean menos intrusivas, menos amenazantes y menos propensas a dar lugar a un resultado negativo. El uso de un EMIS para gestionar información química crítica y datos de derecho a saber garantiza que la información esté disponible y sea precisa, y cumple con los mandatos de OSHA e ISO 14000.
Con la tecnología informática mejorada, la transferencia de datos y la compatibilidad entre sistemas están disponibles. Los gerentes de productos químicos pueden seleccionar entre una amplia gama de interfaces de usuario, desde un simple navegador web en la planta de producción, hasta sofisticadas herramientas de informes entre sistemas, todas accediendo a los mismos datos. Aunque las necesidades organizativas varían, con algunas investigaciones y análisis, los gerentes de productos químicos ahora pueden encontrar soluciones viables dentro de su presupuesto para satisfacer las necesidades de gestión de la información de EH&S.
Sin embargo, tenga cuidado: los sistemas ERP/MRP como los ofrecidos por SAP, Oracle, J.D. Edwards y Baan, entre otros, siguen siendo deficientes en sus ofertas de gestión ambiental. Esto se debe principalmente a la naturaleza compleja, diversa y cambiante de las regulaciones ambientales y los requisitos de presentación de informes de las jurisdicciones locales, estatales, federales e internacionales. Las organizaciones que han optado por soluciones ambientales que se han implementado en implementaciones de ERP/MRP han informado regularmente de resultados decepcionantes. Los sistemas de información de gestión ambiental específicos deben utilizarse junto con los sistemas ERP. Además, asegúrese de evaluar cuidadosamente la pregunta buy-vs-build. Un sistema integral es complejo de desarrollar y difícil de mantener. Los estudios han demostrado que una empresa se romperá incluso dentro de un año cuando se utiliza una solución automatizada lista para usar en comparación con un sistema manual de cosecha propia.
Desarrollar relaciones de proveedor preferidas. Esta es la forma más segura de estandarizar el producto, garantizar la entrega y negociar los mejores precios. Los proveedores garantizarán el flujo de productos y el precio preferido a cambio de la mayor eficiencia de una relación comercial «comprometida». Las ventajas de las relaciones de proveedores preferidas van más allá del ahorro de costos, ya que se simplifica la búsqueda y evaluación de materiales, los pagos electrónicos disminuyen los gastos generales administrativos y los proveedores se convierten en mejores recursos para obtener información. Significativamente para la gestión química, los proveedores preferidos a menudo están más dispuestos a adaptarse al intercambio de información en cada dirección con el fin de mantener buenas relaciones con los clientes dedicados. Las organizaciones que han creado relaciones de proveedores exclusivas o preferidas a menudo han negociado acuerdos muy favorables con proveedores químicos.
Utilice sistemas de compra en línea, intercambios o sitios de proveedores.
Las compras en línea reducen el tiempo y el costo de la compra de papeleo. Las compras y la gestión en línea permiten la aprobación y supervisión de las compras por parte de los gerentes de línea, y proporciona directriz de compra de cumplimiento e intercambio de información. Se pueden automatizar más pasos del proceso de compra, lo que reduce significativamente el esfuerzo. Un subproducto fortuito de compras automatizadas es la disponibilidad de datos. Todos los sistemas de compra en línea producen datos que, a veces con un esfuerzo considerable, pueden ser descargados, transferidos y utilizados por un sistema de inventario químico o EMIS.
Realice un seguimiento eficiente de los productos químicos. Muchas plantas encuentran que el uso de un sistema de gestión de la cadena de suministro para realizar un seguimiento de los envíos de materiales entrantes les permite cronometrizar y planificar la entrega con mayor precisión, reduciendo los niveles de inventario, asegurando operaciones fluidas y apoyando los objetivos de cumplimiento ambiental. La gestión de la cadena de suministro también puede ayudar a optimizar los métodos de envío, las rutas y los proveedores para la eficiencia general de costes y tiempo. La recepción centralizada apoya el seguimiento y la gestión de productos químicos dentro de la instalación, manteniendo la información sobre los niveles de inventario precisa y actualizada. También simplifica el uso de la codificación de códigos de barras inhouse de materiales para el seguimiento dentro de la instalación. Las etiquetas de código de barras son una de las mejores herramientas de soporte para el control de inventario, la minimización de residuos y el cumplimiento e informes ambientales. Estos datos compartidos por un EMIS crean una herramienta potente y eficiente para las operaciones de EH&S.
Gestione bien el inventario. La mejor manera de mantener con precisión y eficiencia la información de inventario de productos químicos es utilizar un software de gestión de inventario enfocado o una aplicación en línea. Lo mejor de estos sistemas interactuará con sistemas de compra, proveedores o proveedores en línea para mantener datos de inventario dinámicos. Debido a que los inventarios químicos tienen requisitos especiales de información y disponibilidad, es mejor recopilar esta información electrónicamente de la fuente originaria tan a menudo como sea posible. Esto requiere la cooperación de varios grupos distintos: el proveedor, el departamento de compras, el proveedor de sistemas de TI, el departamento de TI y el departamento de EH&S.
Una buena gestión del inventario reduce el inventario, lo que requiere menos espacio para el almacenamiento, menores costos de transporte y menos capital atado en los materiales almacenados. Comprender cuándo, dónde y cómo se utilizan los materiales proporciona a una organización las herramientas para determinar dónde se puede reducir el uso del proceso, cuándo se pueden introducir materiales alternativos y/o qué procesos/unidades son buenos candidatos para compartir productos químicos. Un sistema eficaz de gestión de inventarios puede mejorar el intercambio o la redistribución de productos químicos. A menudo, los gerentes de línea compran un producto químico porque simplemente no tenían forma de saber que otra persona en la instalación tenía un exceso de producto disponible. Esto disminuye el inventario, el almacenamiento y el potencial de eliminación de residuos debido a la «vida útil caducada».
Gestione y reduzca los residuos peligrosos. El primer paso obvio para el ahorro de costos en la eliminación de residuos es minimizar los residuos. La eliminación de desechos químicos es el costo más caro asociado con un producto químico, y a veces es mayor que el costo de comprar ese producto químico! La evaluación de procesos con una comprensión de los costos asociados con la eliminación de residuos peligrosos o materiales regulados descubrirá oportunidades de ahorro en esta área. El inventario eficiente de materiales peligrosos disminuye necesariamente la cantidad de residuos eliminados. Cuando los residuos peligrosos deben ser eliminados,todavía hay maneras de ahorrar dinero. La transferencia electrónica de datos y documentos agiliza el proceso y apoya el proceso de verificación, asegurando que todos los aspectos de generación, almacenamiento, envío y destrucción de residuos peligrosos reciban la atención adecuada y las responsabilidades de la empresa estén cubiertas en caso de inspección, auditoría o emergencia.
Una buena relación con un TSDF o una empresa de eliminación de residuos también puede mejorar las operaciones. Muchas empresas de eliminación de residuos ahora ofrecen la aprobación en línea de flujos de residuos, la programación automatizada para la recogida y la transferencia de datos reglamentarios. No hay muchos jugadores en esta industria, y algunos son mucho mejores en esto que otros, por lo que la selección cuidadosa de un proveedor es muy importante. Reciclar, siempre que sea posible, es otra gran manera de ahorrar dinero, limitar los residuos y contribuir de manera positiva al medio ambiente y a la comunidad.
Calcular y rediseñar las operaciones. La ingeniería de procesos respaldada por flujos de información continuos puede mejorar aún más la eficiencia del uso químico. Calcular los costos totales asociados con la gestión química y evaluar los propios productos en términos de ingeniería magra o minimización de residuos puede sugerir mejores procesos o sustitutos menos peligrosos. Esto puede afectar la eficiencia de muchas áreas de la gestión química y el cumplimiento ambiental al tratar los costos y problemas asociados antes de que surjan.
Un mercado en evolución en la gestión química es la externalización de esta operación a los Servicios de Gestión Química (CMS). Las funciones de los proveedores de productos químicos se amplían desde la venta y entrega sencilla de productos químicos hasta la evaluación y gestión completa de los productos in situ de sus clientes. Los productos químicos se almacenan en cantidad en el proveedor hasta que el cliente necesita un producto químico para una tarea específica. CMS se hace cargo completamente de la responsabilidad de los inventarios químicos de sus clientes, MSDS, seguridad y residuos peligrosos, y genera los informes regulatorios y de gestión requeridos. Estos proveedores reconocen la necesidad absoluta de una infraestructura de información integral que respalde sus operaciones de gestión de materiales.
Invertir en sistemas de gestión de la información. Los gerentes químicos de las empresas y la comunidad de EH&S reconocen que la inversión más importante en la próxima década será la tecnología para la gestión de la información. La buena noticia para los gerentes de productos químicos es que la innovación tecnológica está ofreciendo interfaces de datos y capacidades de generación de informes antes imposibles. Nunca ha sido tan fácil o eficiente intercambiar datos con fuentes externas como proveedores o con fuentes internas, como ERP/MRP o sistemas de compra. Las herramientas de generación de informes fáciles de usar pueden acceder a los datos de varias fuentes y cumplir con los informes reglamentarios y apoyar el análisis empresarial. Las interfaces web para el personal de línea ofrecen un fácil acceso a información crítica en tiempo real y precisa.
Una consideración importante a medida que se embarca, o volver a embarcarse en soluciones de gestión de la información es determinar quién será responsable de la integración y el apoyo de la información que necesita ser administrada. Los departamentos de TI internos tradicionalmente fruncieron el ceño sobre los proveedores externos quitándoles la responsabilidad; sin embargo, con las oportunidades y presiones de las nuevas tecnologías, y especialmente con el surgimiento de la web, la externalización de proyectos de implementación de EH&S se ha convertido en una opción preferida. Seleccione un proveedor de EH&S que tenga «experiencia de dominio» o, en términos más sencillos, una comprensión clara de las necesidades y beneficios ambientales que tienen las organizaciones y que estarán dispuestas a asociarse con usted a medida que cambien sus requisitos y expectativas.
La conclusión
Los costos de la gestión de productos químicos son mucho más que el precio del producto, pero la gestión del ciclo de vida de los productos químicos se puede optimizar para reducir estos costos periféricos. Mediante la adopción de las mejores prácticas, el proceso de gestión química está más integrado en el proceso de negocio, convirtiéndose en una ventaja estratégica para la organización, aumentando la eficiencia en una serie de frentes, disminuyendo la responsabilidad legal y el riesgo y mejorando la seguridad de la planta / laboratorio, así como ofreciendo ahorros de costos finales. Los sistemas de gestión de la información mejorados son cada vez más funcionales y menos costosos, lo que hace posible estas mejoras en los procesos. Estos sistemas siguen siendo una inversión, y se deben considerar los costos de las operaciones de reingeniería y los procesos actuales cambiantes, pero el ahorro de un esfuerzo concertado y centrado para mejorar la gestión química es significativo, y el ROI justifica rápidamente los costos.
El siguiente gráfico ofrece una instantánea de las eficiencias y los beneficios de costos que se pueden lograr mediante la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental integrado y totalmente funcional.
Para obtener más información y una evaluación de las necesidades y requisitos operativos de su organización, comuníquese con Tony Diamantidis, Vicepresidente Ejecutivo de SFS Chemical Safety, Inc.
Correo electrónico: tonyd@chemicalsafety.com
Tel: (510) 594-2020
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