Para poupança de custos, conformidade regulamentar e responsabilidade ambiental
Se perguntar aos gestores de operações industriais e laboratoriais sobre os seus maiores desafios, as respostas que ouvirá mais frequentemente relacionam-se com regulamentos ambientais e com a gestão de produtos químicos. E a preocupação também permeia toda a organização — de acordo com a Accenture e o Conference Board, mais de um terço dos 500 principais CEO dos EUA nomearam questões de saúde e segurança ambiental relacionadas com produtos químicos entre as maiores preocupações dos seus negócios e indústrias, colocando-a no top 5 da lista de respostas. As questões de custo, processo, regulação e segurança convergem em torno da gestão química, tornando-a uma atividade crítica, complexa e complicada.
O verdadeiro custo de um produto químico à medida que completa o seu ciclo de vida é muito mais do que o preço de compra por si só. Os custos adicionais incluem a conformidade, gestão do inventário, segurança, instalações e eliminação. Os custos de gestão podem variar entre $1,00 e $10,00 por cada dólar de produtos químicos comprados. As melhores práticas que abordam os vários aspetos da gestão química podem reduzir significativamente os custos adicionais no ciclo de vida de um produto químico.
O gráfico abaixo representa um custo médio do ciclo de vida químico para operações empresariais e industriais.
A Saúde e Segurança Ambiental é por vezes vista como ‘externa’ do processo de negócio, e dada menos atenção do que outras práticas. Por exemplo, as empresas tratam frequentemente a aquisição de produtos químicos ou materiais perigosos da mesma forma que tratam de quaisquer outras compras, sem planear o armazenamento, reportee eventuais requisitos de eliminação. Embora os dados financeiros seja analisado especificamente e meticulosamente analisado, o impacto das escolhas de gestão química é muitas vezes negligenciado. Estas escolhas têm efeitos de grande alcance e podem, por vezes, ser catastróficas para uma organização. Ver a EH&S como uma parte crítica do processo de negócio e integrá-lo com outras atividades pode aumentar a eficiência da gestão química e proporcionar uma vantagem significativa em termos de poupança de custos, segurança, gestão de risco e concorrência.
A implementação das Melhores Práticas ajuda esta integração da EH&S com os processos da organização, e apoia os objetivos estratégicos ou empresariais de poupar dinheiro e crescer o negócio. No dia-a-dia, estas operações afetam os objetivos táticos ou de gestão de maior segurança e diminuição do risco legal e regulamentar. A revisão do impacto, a poupança de custos e os benefícios tornam-se claros.
Melhores Práticas para Gestão Química
- Comprar apenas os produtos químicos e os montantes necessários
- Reduzir inventários e armazenar apenas o que é quase imediatamente necessário
- Melhorar a entrega inter-instalações e intra-instalações de produtos químicos
- Reduzir os custos de infraestrutura
- Aumentar a conformidade com a regulação ambiental e diminuir a responsabilidade legal
- Facilitar o intercâmbio de dados de e para os sistemas EHS e sistemas ERP/MRP
- Aumentar a segurança operacional dos trabalhadores e da comunidade
- Simplificar a conformidade e o reporte ambiental
- Melhorar uma imagem corporativa de responsabilidade e segurança
- Minimizar a eliminação de resíduos perigosos
- Automatizar tarefas repetitivas e de baixo valor
- Conservar recursos humanos para tarefas mais valiosas
Mais Boas Práticas…
Capturar dados disponíveis em conjunturas críticas da cadeia de abastecimento
. As empresas devem integrar a Saúde e Segurança Ambiental no seu processo. Os dados são recolhidos, gerados e modificados em sistemas de compra/ERP ou sistemas de fornecedores. Estes dados podem e devem ser automaticamente capturados e transferidos para um EMIS (Environmental Management Information System). Pode haver algum esforço necessário para recolher e gerir os dados apropriados, mas a recompensa supera em muito este esforço.
Quando a informação da EH&S é gerida por sistemas integrados, subjacentesaos dados e programas de outros departamentos, suporta as melhores práticas noutros processos – compra, entrega, receção, gestão de inventário. A melhoria dos dados aumentará a eficiência de conformidade para auditorias, inspeções, licenças e relatórios.
Ter dados prontamente disponíveis torna as inspeções e auditorias menos intrusivas, menos ameaçadoras e menos suscetíveis de resultar num resultado negativo. A utilização de um EMIS para gerir informações químicas críticas e dados do Direito de Saber garante que a informação está disponível e precisa, e cumpre os mandatos da OSHA e da ISO 14000.
Com uma melhor tecnologia informática, a transferência de dados e a compatibilidade entre sistemas estão prontamente disponíveis. Os gestores químicos podem selecionar a partir de uma gama completa de interfaces de utilizador, desde um simples navegador web no piso de produção, até sofisticadas ferramentas de reporte inter-sistema, todas acedendo aos mesmos dados. Embora as necessidades organizacionais variem, com alguma pesquisa e análise, os gestores químicos podem agora encontrar soluções viáveis dentro do seu orçamento para atender às necessidades de gestão de informação da EH&S.
Tenha cuidado, no entanto: Os sistemas ERP/MRP, como os oferecidos pela SAP, Oracle, J.D. Edwards e Baan, entre outros, permanecem deficientes nas suas ofertas de gestão ambiental. Isto deve-se principalmente à natureza complexa, diversificada e evolutiva dos regulamentos ambientais e aos requisitos de reporte das jurisdições locais, estaduais, federais e internacionais. As organizações que optaram por soluções ambientais que foram lançadas nas implementações do ERP/MRP têm reportado regularmente resultados dececionantes. Os sistemas de informação dedicados à gestão ambiental devem ser utilizados em conjunto com os sistemas ERP. Além disso, certifique-se de avaliar cuidadosamente a questão de compra-vs-build. Um sistema abrangente é complexo de desenvolver e difícil de manter. Estudos demonstraram que uma empresa quebrará mesmo dentro de um ano quando utilizar uma solução automatizada e fora da prateleira contra um sistema caseiro manual.
Desenvolver relações preferenciais de fornecedor. Esta é a forma mais segura de uniformizar o produto, garantir a entrega e negociar os melhores preços. Os fornecedores assegurarão o fluxo do produto e o preço preferido em troca do aumento da eficiência de uma relação comercial “comprometida”. As vantagens das relações preferenciais dos fornecedores ultrapassam a poupança de custos, uma vez que a simplância e a avaliação dos materiais é simplificada, os pagamentos eletrónicos diminuem as despesas administrativas e os fornecedores tornam-se melhores recursos para a informação. Significativamente para a gestão química, os fornecedores preferenciais são muitas vezes mais dispostos a acomodar a troca de informações em cada direção, a fim de manter boas relações com clientes dedicados. Organizações que criaram relações exclusivas ou preferenciais de fornecedores têm muitas vezes negociado acordos muito favoráveis com fornecedores de produtos químicos.
Utilize sistemas de compra online, trocas ou sites de fornecedores. Os contratos em linha diminuem o tempo e o custo da compra de papelada. A compra e gestão en línea permite a aprovação e monitorização de compras por gestores de linha, e fornece a conformidade da linha de acesso e intercâmbio de informações. Mais passos do processo de compra podem ser automatizados, reduzindo significativamente o esforço. Um subproduto fortuito da compra automatizada é a disponibilidade de dados. Todos os sistemas de compra on-line produzem dados que, por vezes com um esforço considerável, podem ser descarregados, transferidos e utilizados por um sistema de inventário químico ou pela EMIS.
Rastreia os produtos químicos de forma eficiente. Muitas fábricas consideram que a utilização de um sistema de gestão da cadeia de abastecimento para acompanhar de perto as transferências de materiais de entrada permite-lhes cronometrar e planear a entrega com maior precisão, reduzindo os níveis de inventário, garantindo operações suaves e apoiando objetivos de conformidade ambiental. A gestão da cadeia de fornecimento também pode ajudar a otimizar métodos de envio, rotas e fornecedores para eficiências globais de custos e tempo. A receção centralizada suporta o rastreio e a gestão de produtos químicos dentro da instalação, mantendo a informação sobre os níveis de inventário exata e atualizada. Simplifica igualmente a utilização de códigos de barras inhouse de materiais para rastreio dentro das instalações. As etiquetas de código de barras são uma das melhores ferramentas de suporte para controlo de inventário, minimização de resíduos e conformidade ambiental e reporte. Estes dados partilhados por um EMIS criam uma ferramenta poderosa e eficiente para operações EH&S.
Gerir bem o inventário. A melhor maneira de manter com precisão e eficiência informações de inventário químico é usar software de gestão de inventário focado ou uma aplicação online. O melhor destes sistemas irá interagir com sistemas de compra, fornecedores ou fornecedores online para manter dados de inventário dinâmicos. Uma vez que os inventários químicos têm requisitos especiais para informação e disponibilidade, o melhor é recolher esta informação eletronicamente a partir da fonte de origem com a maior frequência possível. Isto requer a cooperação de vários grupos distintos: o fornecedor, o departamento de compras, o fornecedor de sistemas de TI, o departamento de TI e o departamento de EH&S.
Uma boa gestão de inventário reduz o inventário, o que requer menos espaço para armazenamento, menores custos de transporte e menos capital amarrado em materiais armazenados. Compreender quando, onde e como os materiais são usados, dá a uma organização as ferramentas para determinar onde no processo o uso pode ser reduzido, quando materiais alternativos podem ser introduzidos e/ou quais os processos/unidades que são bons candidatos para a partilha de produtos químicos. Um sistema eficaz de gestão de inventário pode melhorar a partilha ou redistribuição de produtos químicos. Muitas vezes, os gestores de linhas compram um produto químico porque simplesmente não tinham forma de saber que outra pessoa na instalação tinha um produto em excesso disponível. Isto diminui o inventário, o armazenamento e o potencial de eliminação de resíduos devido ao “prazo de validade caducado”.
Gerir e reduzir resíduos perigosos. O primeiro passo óbvio para a poupança de custos na eliminação de resíduos é minimizar os resíduos. A eliminação de resíduos químicos é o custo mais caro associado a um produto químico, e por vezes é maior do que o custo de compra desse produto químico! A avaliação do processo com a compreensão dos custos associados à eliminação de resíduos perigosos ou materiais regulamentados irá desvendar oportunidades de poupança nesta área. Um inventário eficiente de matérias perigosas diminui necessariamente a quantidade de resíduos eliminados. Quando os resíduos perigosos devem ser eliminados,ainda há formas de poupar dinheiro. A transferência electrónica de dados e documentos dinamiza o processo e apoia o processo de verificação, garantindo que todos os aspetos de geração, armazenamento, transporte e destruição de resíduos perigosos recebem a devida atenção e as responsabilidades da empresa são cobertas em caso de inspeção, auditoria ou emergência.
Uma boa relação com uma TSDF ou uma empresa de eliminação de resíduos também pode melhorar as operações. Muitas empresas de eliminação de resíduos oferecem agora a aprovação online de fluxos de resíduos, agendamento automatizado para recolha e transferência de dados regulamentares. Não há muitos players nesta indústria, e alguns são muito melhores nisto do que outros, por isso a seleção cuidadosa de um vendedor é muito importante. A reciclagem, sempre que possível, é outra grande forma de poupar dinheiro, limitando o desperdício e contribuindo de forma positiva para o ambiente e para a comunidade.
Calcular e reformular as operações. A engenharia de processos apoiada por fluxos de informação em curso pode aumentar ainda mais a eficiência do uso químico. O cálculo dos custos totais associados à gestão química e à avaliação dos próprios produtos em termos de engenharia magra ou de minimização de resíduos pode sugerir melhores processos ou substitutos menos perigosos. Isto pode afetar a eficiência de muitas áreas de gestão química e conformidade ambiental, tratando-se de custos e problemas associados antes de estes surgirem.
Um mercado em evolução na gestão química é o outsourcing desta operação aos Serviços de Gestão Química(CMS’s). As funções dos fornecedores químicos expandem-se desde a simples venda e entrega de produtos químicos até à avaliação e gestão completa dos produtos no local dos seus clientes. Os produtos químicos são armazenados em quantidade no fornecedor até que o cliente necessite de um produto químico para uma tarefa específica. A CMS assume completamente a responsabilidade pelos inventários químicos dos seus clientes, MSDS, segurança e resíduos perigosos, e gera relatórios regulamentares e de gestão necessários. Estes fornecedores reconhecem a necessidade absoluta de uma infraestrutura de informação abrangente que apoie as suas operações de gestão de materiais.
Invista em sistemas de gestão de informação. Os gestores químicos das empresas e a comunidade EH&S reconhecem que o investimento mais importante na próxima década será a tecnologia para a gestão da informação. A boa notícia para os gestores químicos é que a inovação tecnológica está a oferecer interfaces de dados e capacidades de reporte anteriormente impossíveis. Nunca foi fácil ou eficiente trocar dados com fontes externas, como fornecedores ou com fontes internas, como o ERP/MRP ou sistemas de compra. As ferramentas de reporte fáceis de utilizar podem aceder aos dados de várias fontes e cumprir relatórios regulamentares e apoiar a análise do negócio. As interfaces web para o pessoal da linha oferecem fácil acesso a informações críticas em tempo real e precisas.
Uma consideração importante à medida que embarca, ou re-embarca em soluções de gestão da informação é determinar quem será responsável pela integração e apoio da informação que precisa de ser gerida. Os departamentos de TI internos tradicionalmente franziam a testa sobre os fornecedores externos, retirando-lhes a responsabilidade; com as oportunidades e pressões das novas tecnologias, no entanto, e especialmente com o surgimento da web, os projetos de implementação da EH&S tornaram-se uma opção preferida. Selecione um fornecedor de EH&S que tenha “experiência de domínio”, ou, em termos mais simples, uma compreensão clara das necessidades e benefícios ambientais que as organizações têm e que estarão dispostos a associar-se a si à medida que os seus requisitos e expectativas mudam.
Ponto-chave
Os custos de gestão de produtos químicos são muito mais do que apenas o preço do produto, mas a gestão do ciclo de vida dos produtos químicos pode ser otimizada para reduzir estes custos periféricos. Ao adotar as melhores práticas, o processo de gestão química está mais integrado no processo de negócio, tornando-se uma vantagem estratégica para a organização, aumentando a eficiência em várias frentes, diminuindo a responsabilidade legal e o risco e melhorando a segurança das plantas/laboratórios, bem como oferecendo uma poupança de custos de base. Os sistemas de gestão da informação melhorados estão a tornar-se mais funcionais e menos dispendiosos, tornando possíveis estas melhorias de processos. Estes sistemas continuam a ser um investimento, e os custos das operações de reengenharia e da mudança dos processos atuais devem ser considerados, mas as poupanças de um esforço concertado e focalizado para melhorar a gestão química são significativas, e o ROI justifica rapidamente os custos.
O gráfico abaixo oferece um instantâneo de eficiências e benefícios de custos que podem ser alcançados através da implementação de um Sistema integrado de Gestão Ambiental totalmente funcional.
Para mais informações e uma avaliação das necessidades e requisitos operacionais da sua organização, contacte Tony Diamantidis, Vice-Presidente Executivo, SFS Chemical Safety, Inc.
Email: tonyd@chemicalsafety.com
Tel: (510) 594-2020
LinkedIn: www.linkedin.com/in/tonydiamantidis