Pour les économies de couts, la conformité règlementaire et la responsabilité environnementale
Si vous interrogez les gestionnaires des opérations industrielles et de laboratoire sur leurs plus grands défis, les réponses que vous entendrez le plus souvent se rapportent à la règlementation environnementale et à la gestion des produits chimiques. Et l’inquiétude imprègne l’ensemble de l’organisation aussi bien – selon Accenture et le conseil de conférence, plus d’un tiers des 500 principaux PDG américains nommés les questions liées à la santé et la sécurité environnementales liées à la chimie parmi les plus grandes préoccupations dans leurs entreprises et industries, le plaçant dans les cinq premiers sur la liste des réponses. Les questions de coût, de processus, de réglementation et de sécurité convergent autour de la gestion des produits chimiques, ce qui en fait une activité critique, complexe et lourde.
Le coût réel d’un produit chimique qui termine son cycle de vie est beaucoup plus élevé que le seul prix d’achat. Les coûts supplémentaires comprennent la conformité, la gestion des stocks, la sécurité, les installations et l’élimination. Les coûts de gestion peuvent varier de 1,00 $ à 10 $ pour chaque dollar de produits chimiques achetés. Les meilleures pratiques qui traitent des divers aspects de la gestion chimique peuvent réduire considérablement les coûts supplémentaires dans le cycle de vie d’un produit chimique.
Le tableau ci-dessous représente un coût moyen du cycle de vie chimique pour les opérations d’entreprise et industrielles.
La santé et la sécurité environnementales sont parfois considérées comme « extérieures » au processus d’affaires et moins d’attention que les autres pratiques. Par exemple, les entreprises traitent souvent l’achat de produits chimiques ou de matières dangereuses de la même façon qu’elles traitent d’autres achats, sans prévoir les exigences uniques en matière de stockage, rapportset d’élimination éventuelles. Bien que les données financières soient analysées spécifiquement et méticuleusement, l’impact des choix de gestion chimique est souvent négligé. Ces choix ont des effets considérables et peuvent parfois être catastrophiques pour une organisation. Considérer EH&S comme un élément essentiel du processus d’affaires et l’intégrer à d’autres activités peut accroitre l’efficacité de la gestion des produits chimiques et fournir un avantage important en termes d’économies de coûts, de sécurité, de gestion des risques et de concurrence.
La mise en œuvre des pratiques exemplaires contribue à l’intégration d’EH&S avec les processus de l’organisation et soutient les objectifs stratégiques ou commerciaux d’économiser de l’argent et de faire croitre l’entreprise. Au quotidien, ces opérations ont une incidence sur les objectifs tactiques ou de gestion d’une sécurité accrue et d’une diminution des risques juridiques et réglementaires. L’examen de l’impact, des économies de coûts et des avantages deviennent clairs.
Meilleures pratiques pour la gestion chimique
- Acheter uniquement les produits chimiques et les quantités requises
- Réduire les stocks et stocker uniquement ce qui est presque immédiatement nécessaire
- Améliorer la livraison de produits chimiques entre les installations et les installations
- Réduire les coûts d’infrastructure
- Accroître la conformité à la réglementation environnementale et diminuer la responsabilité juridique
- Faciliter l’échange de données vers et depuis les systèmes EHS et les systèmes ERP/MRP
- Accroître la sécurité opérationnelle des travailleurs et de la collectivité
- Rationaliser la conformité et la déclaration environnementales
- Améliorer une image d’entreprise de la responsabilité et de la sécurité
- Réduire au minimum l’élimination des déchets dangereux
- Automatiser les tâches répétitives et de faible valeur
- Conserver les ressources humaines pour des tâches à plus forte valeur ajoutée
Plus de meilleures pratiques…
Capturez les données disponibles à des moments critiques de la chaîne d’approvisionnement. Les entreprises doivent intégrer la santé et la sécurité environnementales dans leur processus. Les données sont collectées, générées et modifiées dans les systèmes d’achat/ERP ou les systèmes fournisseurs. Ces données peuvent et doivent être automatiquement capturées et transférées à un EMIS (Environmental Management Information System). Il peut y avoir des efforts nécessaires pour recueillir et gérer les données appropriées, mais le gain l’emporte de loin sur cet effort.
Lorsque l’information sur les EH&S est gérée par des systèmes intégrés, sous-jacents aux données et aux programmes d’autres ministères, elle appuie les pratiques exemplaires dans d’autres processus – achat, livraison, réception, gestion des stocks. L’amélioration des données permettra d’accroitre l’efficacité de la conformité pour les vérifications, les inspections, les permis et les rapports.
Le fait d’avoir des données facilement accessibles rend les inspections et les vérifications moins intrusives, moins menaçantes et moins susceptibles d’entraîner un résultat négatif. L’utilisation d’un EMIS pour gérer l’information chimique critique et les données du droit de savoir garantit que l’information est disponible et exacte, et elle est conforme aux mandats de OSHA et de ISO 14000.
Grâce à l’amélioration de la technologie informatique, le transfert de données et la compatibilité entre les systèmes sont facilement disponibles. Les responsables chimiques peuvent choisir parmi une gamme complète d’interfaces utilisateur, à partir d’un simple navigateur Web sur le plancher de production, à des outils sophistiqués de reporting inter-système, tous accéder aux mêmes données. Bien que les besoins organisationnels varient, avec certaines recherches et analyses, les gestionnaires de produits chimiques peuvent maintenant trouver des solutions viables dans leur budget pour répondre aux besoins de gestion de l’information eh&s.
Attention, cependant: les systèmes ERP/MRP tels que ceux proposés par SAP, Oracle, J.D. Edwards et Baan, entre autres, restent déficients dans leurs offres de gestion de l’environnement. Cela est principalement attribuable à la nature complexe, diversifiée et évolutive des règlements environnementaux et aux exigences en matière de rapports des juridictions locales, étatiques, fédérales et internationales. Les organisations qui ont opté pour des solutions environnementales qui ont été intégrées à la mise en œuvre de l’ERP/MRP ont régulièrement publié des résultats décevants. Des systèmes d’information spécialisés en gestion de l’environnement devraient être utilisés conjointement avec les systèmes ERP. En outre, assurez-vous d’évaluer soigneusement la question buy-vs-build. Un système complet est complexe à développer et difficile à entretenir. Des études ont montré qu’une entreprise se brisera dans un délai d’un an lors de l’utilisation d’une solution automatisée sur le marché par rapport à un système manuel d’ici.
Développer des relations de fournisseurs privilégiées. C’est le moyen le plus sûr de standardiser le produit, d’assurer la livraison et de négocier les meilleurs prix. Les fournisseurs veilleront au flux des produits et au prix préférentiel en échange de l’efficacité accrue d’une relation d’affaires « engagée ». Les avantages des relations privilégiées avec les fournisseurs dépassent les économies de couts, car la recherche et l’évaluation des documents sont simplifiées, les paiements électroniques diminuent les frais généraux administratifs et les fournisseurs deviennent de meilleures ressources pour l’information. De façon significative à la gestion chimique, les fournisseurs privilégiés sont souvent plus disposés à accueillir l’échange d’informations dans chaque direction afin de maintenir de bonnes relations avec des clients dévoués. Les organisations qui ont créé des relations exclusives ou privilégiées avec les fournisseurs ont souvent négocié des accords très favorables avec les fournisseurs de produits chimiques.
Utilisez des systèmes d’achat en ligne, des échanges ou des sites fournisseurs. L’approvisionnement en ligne diminue le temps et le coût d’achat de la paperasse. L’achat en ligne et la gestion en ligne permettent l’approbation et la surveillance des achats par les gestionnaires hiérarchiques, et fournissent la conformité des lignes directrices d’achat et l’échange d’information. D’autres étapes du processus d’achat peuvent être automatisées, ce qui réduit considérablement l’effort. La disponibilité des données est un sous-produit fortuit de l’achat automatisé. Tous les systèmes d’achat en ligne produisent des données qui, parfois avec un effort considérable, peuvent être téléchargées, transférées et utilisées par un système d’inventaire chimique ou EMIS.
Suivez efficacement les produits chimiques. De nombreuses usines constatent que l’utilisation d’un système de gestion de la chaîne d’approvisionnement pour suivre de près les expéditions de matériaux entrants leur permet de chronoéder et de planifier la livraison avec plus de précision, de réduire les niveaux d’inventaire, d’assurer des opérations fluides et de soutenir les objectifs de conformité environnementale. La gestion de la chaîne d’approvisionnement peut également aider à optimiser les méthodes d’expédition, les itinéraires et les fournisseurs pour les coûts globaux et l’efficacité du temps. La réception centralisée soutient le suivi et la gestion des produits chimiques à l’intérieur de l’installation, en maintenant l’information sur les niveaux d’inventaire exacte et à jour. Il simplifie également l’utilisation du codage à barres interne des matériaux pour le suivi à l’intérieur de l’installation. Les étiquettes de codes à barres sont l’un des meilleurs outils de soutien pour le contrôle des stocks, la minimisation des déchets et la conformité et la déclaration environnementales. Ces données partagées par un EMIS créent un outil puissant et efficace pour les opérations EH&S.
Gérez bien l’inventaire. La meilleure façon de maintenir avec précision et efficacité l’information sur les stocks chimiques est d’utiliser un logiciel de gestion des stocks ciblé ou une application en ligne. Le meilleur de ces systèmes sera l’interface avec les systèmes d’achat, les fournisseurs ou les fournisseurs en ligne pour maintenir des données d’inventaire dynamiques. Étant donné que les inventaires de produits chimiques ont des exigences particulières en matière d’information et de disponibilité, il est préférable de recueillir ces renseignements par voie électronique à partir de la source d’origine le plus souvent possible. Cela nécessite la coopération de plusieurs groupes distincts : le fournisseur, le service des achats, le fournisseur de systèmes informatiques, le département informatique et le département EH&S.
Une bonne gestion des stocks réduit les stocks, ce qui nécessite moins d’espace pour l’entreposage, des coûts de transport plus bas et moins de capital attaché dans les matériaux stockés. Comprendre quand, où et comment les matériaux sont utilisés donne à une organisation les outils pour déterminer où dans le processus l’utilisation peut être réduite, quand des matériaux alternatifs peuvent être introduits et/ou quels processus/unités sont de bons candidats pour le partage des produits chimiques. Un système efficace de gestion des stocks peut améliorer le partage ou la redistribution des produits chimiques. Souvent, les gestionnaires de ligne achètent un produit chimique parce qu’ils n’avaient tout simplement aucun moyen de savoir que quelqu’un d’autre dans l’installation avait un produit excédentaire disponible. Cela réduit l’inventaire, l’entreposage et le potentiel d’élimination des déchets en raison de la « durée de conservation dépassée ».
Gérer et réduire les déchets dangereux.La première étape évidente des économies dans l’élimination des déchets est de minimiser les déchets. L’élimination des déchets chimiques est le coût le plus cher associé à un produit chimique, et parfois il est plus élevé que le coût d’achat de ce produit chimique! L’évaluation des processus avec une compréhension des coûts associés à l’élimination des déchets dangereux ou des matériaux règlementés permettra de découvrir des possibilités d’économies dans ce domaine. Un inventaire efficace des matières dangereuses diminue nécessairement la quantité de déchets éliminés. Lorsque les déchets dangereux doivent être éliminés,il existe encore des moyens d’économiser de l’argent. Le transfert électronique de données et de documents simplifie le processus et appuie le processus de vérification, en veillant à ce que tous les aspects de la production, du stockage, de l’expédition et de la destruction des déchets dangereux reçoivent une attention appropriée et que les responsabilités de l’entreprise soient couvertes en cas d’inspection, de vérification ou d’urgence.
Une bonne relation avec un TSDF ou une entreprise d’élimination des déchets peut également améliorer ses opérations. De nombreuses entreprises d’élimination des déchets offrent maintenant l’approbation en ligne des flux de déchets, la planification automatisée pour le ramassage et le transfert de données réglementaires. Il n’y a pas beaucoup d’acteurs dans cette industrie, et certains sont beaucoup mieux à cela que d’autres, donc la sélection soigneuse d’un fournisseur est très important. Le recyclage, dans la mesure du possible, est un autre excellent moyen d’économiser de l’argent, de limiter les déchets et de contribuer de façon positive à l’environnement et à la communauté.
Calculer et ré-ingénierier les opérations. L’ingénierie des procédés appuyée par des flux d’information continus peut accroître encore l’efficacité de l’utilisation des produits chimiques. Le calcul des coûts totaux associés à la gestion des produits chimiques et l’évaluation des produits eux-mêmes en termes d’ingénierie allégée ou de minimisation des déchets peuvent suggérer de meilleurs procédés ou des substituts moins dangereux. Cela peut affecter l’efficacité de nombreux domaines de la gestion des produits chimiques et de la conformité environnementale en traitant les coûts et les problèmes connexes avant qu’ils ne se posent.
Un marché en évolution dans la gestion des produits chimiques est l’externalisation de cette opération aux services de gestion chimique (CMS). Le rôle des fournisseurs de produits chimiques passe de la simple vente et de la livraison de produits chimiques à l’évaluation et à la gestion complètes des produits sur place de leurs clients. Les produits chimiques sont stockés en quantité chez le vendeur jusqu’à ce que le client ait besoin d’un produit chimique pour une tâche spécifique. CMS assume entièrement la responsabilité des stocks de produits chimiques, de la MSDS, de la sécurité et des déchets dangereux de ses clients, et génère les rapports réglementaires et de gestion nécessaires. Ces fournisseurs reconnaissent la nécessité absolue d’une infrastructure d’information complète qui appuie leurs opérations de gestion des matériaux.
Investir dans les systèmes de gestion de l’information. Les gestionnaires de produits chimiques des entreprises et la communauté eh&s reconnaissent que l’investissement le plus important au cours de la prochaine décennie sera la technologie pour la gestion de l’information. La bonne nouvelle pour les gestionnaires de produits chimiques est que l’innovation technologique offre des interfaces de données et des capacités de rapport auparavant impossibles. Il n’a jamais été aussi facile ou efficace d’échanger des données avec des sources externes telles que des fournisseurs ou avec des sources internes, telles que ERP/MRP ou des systèmes d’achat. Les outils de rapports conviviaux peuvent accéder aux données à partir d’un certain nombre de sources et effectuer des rapports réglementaires et appuyer l’analyse des activités. Les interfaces Web pour le personnel de ligne offrent un accès facile à des informations critiques en temps réel et précises.
Une considération importante au moment où vous vous embarquez ou que vous vous lancez à nouveau dans des solutions de gestion de l’information est de déterminer qui sera responsable de l’intégration et du soutien de l’information qui doit être gérée. Les services informatiques internes désapprouvaient traditionnellement les fournisseurs extérieurs qui leur en assuraient leurs responsabilités; avec les opportunités et les pressions des nouvelles technologies, cependant, et en particulier avec l’émergence du web, l’externalisation des projets de mise en œuvre EH&S est devenu une option privilégiée. Sélectionnez un fournisseur EH&S qui a une « expérience de domaine » ou, en termes plus simples, une compréhension claire des besoins et des avantages environnementaux que les organisations ont et qui sera disposé à s’associer avec vous au fur et à mesure que vos exigences et vos attentes changeront.
La conclusion
Les coûts de gestion des produits chimiques sont bien plus que le prix du produit, mais la gestion du cycle de vie des produits chimiques peut être optimisée pour réduire ces coûts périphériques. En adoptant des pratiques exemplaires, le processus de gestion des produits chimiques est plus intégré au processus d’affaires, devenant un avantage stratégique pour l’organisation, augmentant l’efficacité sur un certain nombre de fronts, diminuant la responsabilité juridique et les risques et améliorant la sécurité des installations et des laboratoires, ainsi que des économies de coûts de résultat net. L’amélioration des systèmes de gestion de l’information devient de plus en plus fonctionnelle et moins couteuse, ce qui rend ces améliorations possibles. Ces systèmes sont encore un investissement, et les coûts des opérations de restructuration et de l’évolution des processus actuels doivent être pris en considération, mais les économies d’un effort concerté et ciblé pour améliorer la gestion chimique sont importantes, et le retour sur investissement justifie rapidement les coûts.
Le tableau ci-dessous offre un aperçu des gains d’efficience et des coûts-avantages qui peuvent être réalisés grâce à la mise en œuvre d’un système intégré et entièrement fonctionnel de gestion de l’environnement.
Pour de plus amples renseignements et une évaluation des besoins opérationnels et des besoins opérationnels de votre organisation, veuillez communiquer avec Tony Diamantidis, vice-président exécutif, SFS Chemical Safety, Inc.
Courriel : tonyd@chemicalsafety.com
Tél. : (510) 594-2020
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