À un niveau élevé, les inspectionssont un «à faire» et les auditssont un «contrôle». Une inspectionestgénéralement quelque chose qu’un site est tenu de faire pour s’assurer que les exigences de sécurité et de conformité sont respectées. L’audit est le processus consistant à vérifier que ces exigences sont satisfaites et que les actions correctives sont initiées, surveillées et réalisées.
Jusqu’ici tout va bien. Mais quelle est la meilleure méthode pour réaliser et rationaliser les inspections et auditsde vos installations? Dans l’ancien temps, un questionnaire était posé sur un morceau de papier ou un formulaire pour y parvenir. Aujourd’hui, un logiciel d’audit et d’inspection remplace les formulaires et permet de gérer ce processus le plus efficacement possible. L’application logicielled’audit et d’inspection facilite non seulement cela, mais elle conserve également un historique des inspections et des audits à des fins de référence, de rapport et en fournissant des alertes et des notifications qui déclenchent des actions correctives en attribuant des tâches et des délais au personnel approprié.
Différentes industries ont des réglementations différentes et différentes organisations ont des exigences uniques pour leurs opérations. Le logiciel le plus commercialement disponible exige que vous fournissiez les formulairesd’audit et d’inspection, les questionnaires et tout autre matériel spécifique à importer dans l’application avant que les inspections et les audits puissent être effectués. Cela semble logique, non? mal Que se passe-t-il si vous devez ajouter ou modifier des questionnaires?
En règle générale, vous le feriez lors de la mise en œuvre initiale et la plupart du temps, vous devrez revenir au fournisseur de logiciels et demander à des services de modifier les formulaires et d’ajouter des questionnaires lorsque de nouvelles modifications sont nécessaires. Ces services peuvent être longs et coûteux. En fait, dans de nombreux cas, et en raison du coût associé à ce processus, les organisations hésitent à demander des modifications au fournisseur de logiciels.
Dans un monde idéal, ce serait formidable de rassembler toutes les informations d’avance, les modifications, mais en réalité, ce n’est pas possible. Les modifications et ajouts aux questionnaires sont fréquents et pour de nombreuses raisons: nouvelles réglementations, amélioration de la politique d’audit interne, nouveaux équipements ou installations en place, etc. En fin de compte, cela conduit à revenir au «bon» vieux temps et à abandonner ou à compléter votre logiciel avec des formulaires papier.
Avecle logiciel EMS de Chemical Safety, vous avez la possibilité de créer et d’ajouter, vous-même et aussi souvent que vous le souhaitez, des questionnaires d’audit et d’inspection à l’aide du logiciel EMS Audit Builder. Le module Audit EMS est conçu pour aider les entités à gérer les activités d’inspection et d’audit. Il prend en charge les fonctionnalités de bout en bout pour assurer un cycle de vie d’audit complet, de la planification et l’élaboration de plans d’audit à la surveillance et à l’analyse des résultats.
L’outil EMS Checklist Builder permet aux utilisateurs de créer des questionnaires personnalisés et offre une flexibilité à tous les types d’audits. Il aide également à identifier les problèmes et à prendre des mesures proactives pour améliorer la sécurité opérationnelle et la conformité. De plus, Chemical Safety offreune application mobile iPad et tablette facile à utiliserqui permet aux utilisateurs d’accéder et d’effectuer des inspections de n’importe où et à tout moment.
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